Preboarding cadeau: stuur iets vóór de eerste werkdag
Een preboarding cadeau stuurt een nieuwe medewerker iets toe vóórdat hij begint. Wat werkt, waarom het slim is en hoe het fiscaal zit.
Door Redactie WerkKado
Een nieuwe medewerker tekent het contract in april. De eerste werkdag is pas 1 september. Vier maanden later.
In die periode kan van alles gebeuren. Een concurrerende aanbieding. Twijfels. Afstand. De meeste bedrijven laten die tijd gewoon verstrijken — en zijn dan verrast als iemand toch niet komt opdagen.
Een preboarding cadeau is het tegendeel. Je stuurt iets toe vóórdat iemand begint. Niet als bindmiddel of prikkel, maar als gebaar: we kijken ernaar uit dat jij erbij bent.
Waarom dit werkt
Een eerste werkdag is hectisch. Iedereen vraagt iets, niemand kent je, de laptop werkt halverwege de middag. De indruk die blijft, is chaotisch.
Een week eerder iets ontvangen is een ander moment. Rustiger. Persoonlijker. De nieuwe medewerker zit thuis, opent een pakket en denkt: ze weten wie ik ben.
Uit onderzoek van SHRM blijkt dat bedrijven met een gestructureerde onboarding 82% hogere retentie halen. Preboarding is het meest onderbenutte onderdeel van dat proces — de periode vóór dag één heeft vrijwel iedereen leeg gelaten.
Wat je stuurt
Het moet iets zijn dat aankomt als intentie, niet als welkomstpakket-cliché. Dat betekent: gepersonaliseerd, of in ieder geval zichtbaar doordacht.
Een sterrenkaart van de aanstellingsdatum. De hemel zoals die eruitzag op de dag dat het contract werd getekend — of op de eerste werkdag, als je dat weet. Een datum die de ontvanger nooit meer kwijtraakt. Werkt ook als de medewerker hem meeneemt naar het kantoor op dag één.
Een handgeschreven kaart met een gepersonaliseerde poster. De combinatie van een tastbaar object en een persoonlijk bericht werkt beter dan elk van de twee apart.
Praktische items met een persoonlijk detail. Een notitieboek met de naam erop, een thermosbeker in de huisstijl. Werkt als aanvulling op een gepersonaliseerd cadeau, minder goed als enige cadeau — het voelt snel als uitrusting in plaats van welkom.
Wat je beter niet stuurt
Een cadeaubon. Die zegt niets over de medewerker en niets over de relatie — en fiscaal valt hij ook in de vrije ruimte, ook al is hij klein.
Een wijnpakket of ander generiek consumables-pakket. Prima als bedankje, minder geschikt als preboarding-gebaar. Je weet nog vrijwel niets over de persoon — dan is een object dat iets zegt over het moment (de aanstellingsdatum, het begin) persoonlijker dan iets dat zegt over de smaak.
Hoe het fiscaal zit
Een preboarding cadeau wordt gegeven vanwege onboarding — een zakelijke gelegenheid. Het valt in de WKR vrije ruimte, niet onder de persoonlijke-attentie-regeling (die geldt alleen voor privémomenten zoals een verjaardag of geboorte).
In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% over de eerste €400.000 fiscale loonsom, daarboven 1,18%. Er is geen vaste bovengrens per medewerker, maar de gebruikelijkheidstoets geldt: het cadeau moet gangbaar zijn voor deze situatie. Een poster van €29 is dat.
Twijfel je? Gebruik de belastingvrij-checker.
Bron: belastingdienst.nl — werkkostenregeling
Wanneer versturen
Zeker twee weken vóór de eerste werkdag. Eerder mag — een maand van tevoren is prima. Te kort vóór dag één verliest het zijn effect: het cadeau valt samen met de hectiek van het begin en blijft onopgemerkt.
Heb je een september-instroom? Plan dan vóór eind juli. Mensen gaan in augustus op vakantie. Een pakket dat dan aankomt, treft niemand thuis.
Wij leveren preboarding-pakketten per medewerker, op privéadres, met factuur achteraf. Stuur een mail met de namen en startdata — de rest regelen wij.
Bekijk ook: welkomstposter voor de eerste werkdag.