Privacyverklaring
Wie zijn wij
WerkKado is een zakelijke gifting-dienst die gepersonaliseerde relatiegeschenken samenstelt en levert. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via werkkado.nl worden verzameld.
Bedrijfsgegevens (te vervolledigen na KvK-inschrijving):
WerkKado — [Vestigingsadres] — KvK: [KvK-nummer] — BTW: [BTW-nummer] — E-mail: info@werkkado.nl
Welke gegevens verwerken wij en waarom
Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienst die wij leveren.
| Situatie | Gegevens | Grondslag en bewaartermijn |
|---|---|---|
| Contactformulier of e-mailcontact | Naam, e-mailadres, bericht | Gerechtvaardigd belang (reageren op een vraag). Bewaard tot 6 maanden na laatste contact. |
| Bestelling via e-mail | Naam, functie, factuurgegevens organisatie, afleveradres | Uitvoering overeenkomst. Bewaard 7 jaar (fiscale bewaarplicht). |
| Gepersonaliseerd product (gifting-opdracht) | Naam medewerker, datum, locatie, optioneel audiobestand — aangeleverd door de Opdrachtgever | Uitvoering overeenkomst. Verwijderd binnen 30 dagen na levering. |
| Aangeleverde foto (aquarelportret) | Foto van een persoon — aangeleverd door de Opdrachtgever, uitsluitend om de aquarel te maken. Geen biometrische verwerking. | Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Direct verwijderd zodra de aquarel is gemaakt. |
| Nieuwsbrief (via Mailchimp) | E-mailadres, naam (optioneel) | Toestemming. Bewaard tot uitschrijving. Intrekking mogelijk via link in elke mail. |
| Jaarkalender-service | Naam ontvanger, jubileum- of geboortedatum, e-mailadres van de contactpersoon — aangeleverd door de Opdrachtgever | Uitvoering overeenkomst. E-mailadressen bewaard zolang de kalender actief is; verwijderd binnen 30 dagen na opzegging of verzoek. Doorgifte naar Mailchimp (VS) — zie sectie “Doorgifte buiten de EU”. |
| Website-analytics (Google Analytics 4) | Geanonimiseerd IP-adres, paginabezoek, klikgedrag | Gerechtvaardigd belang (site verbeteren). IP-adressen worden niet opgeslagen. Geen retargeting. |
| Affiliate-tracking (Bol.com, Awin, Daisycon) | Klik-ID, sessie-gegevens (cookieloos waar mogelijk) | Gerechtvaardigd belang (commissieverantwoording). Beheerd door het betreffende affiliate-netwerk. |
Derden en doorgifte
Wij geven persoonsgegevens alleen door aan partijen die dat nodig hebben voor de dienstverlening:
- Gelato SE (productie en verzending POD-producten, vestigingen in de EU);
- Prodigi Group Ltd (productie en verzending premium POD-producten, gevestigd in het VK — doorgifte op basis van adequaatheidsbesluit of standaard contractbepalingen);
- Mailchimp / Intuit Inc. (e-mailmarketing, gevestigd in de VS — doorgifte op basis van Data Privacy Framework);
- Cloudflare, Inc. (hosting en CDN, gevestigd in de VS — doorgifte op basis van Data Privacy Framework en standaard contractbepalingen);
- Google Ireland Ltd (Analytics 4, EU-verwerking).
Met elke partij die namens ons gegevens verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst of beroepen wij ons op bestaande adequaatheidsmaatregelen. Wij verkopen geen persoonsgegevens en geven ze niet door aan derden voor marketingdoeleinden.
Cookies
Werkkado.nl maakt gebruik van functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van de site) en analytische cookies (Google Analytics 4 in geanonimiseerde modus). Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies.
U kunt cookies uitschakelen via de instellingen van uw browser. Voor Analytics: wij gebruiken IP-anonimisering; u kunt ook de Google Analytics Opt-out Browser Add-on installeren.
Doorgifte buiten de EU
WerkKado maakt gebruik van Mailchimp (Intuit Inc., VS) voor het versturen van herinneringsmails in het kader van de jaarkalender-service. Bij het gebruik van deze dienst worden persoonsgegevens van contactpersonen en ontvangers (naam, e-mailadres, jubileum- of geboortedatum) doorgegeven aan servers buiten de Europese Economische Ruimte.
Deze doorgifte vindt plaats op basis van:
- het EU-VS Data Privacy Framework (DPF), waarbij Intuit Inc. is gecertificeerd; én
- Standaardcontractbepalingen (SCC’s) conform artikel 46 AVG, opgenomen in de verwerkersovereenkomst met Mailchimp.
Het EU-VS Data Privacy Framework staat momenteel onder druk. Als het DPF ongeldig wordt verklaard, zijn de SCC’s de enige resterende doorgiftegrondslag. WerkKado volgt de rechtsontwikkeling en past dit beleid aan als dat nodig is.
Wilt u geen gebruik maken van de kalender-service, of wilt u uw gegevens laten verwijderen? Stuur een e-mail naar info@werkkado.nl.
Uw rechten
U heeft de volgende rechten op grond van de AVG:
- inzage in de gegevens die wij van u verwerken;
- rectificatie van onjuiste gegevens;
- verwijdering van uw gegevens (‘recht om vergeten te worden’);
- beperking van de verwerking;
- bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- dataportabiliteit (ontvangst van uw gegevens in een gestructureerd formaat).
Stuur uw verzoek naar info@werkkado.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Wij vragen u uw identiteit te bevestigen om uw verzoek te kunnen verwerken.
Als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Beveiliging
Wij beveiligen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), beperkte toegang en periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen. Bij een datalek dat risico’s meebrengt voor betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen zo snel mogelijk.
Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening of de toepasselijke regelgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op werkkado.nl/privacy. De versiedatum bovenaan dit document geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.
Versie 2.0 — concept, 14 juni 2026. Juridische toetsing vereist vóór publicatie.